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Per essere competitiva, oggi, ogni azienda dovrebbe includere nel proprio processo di cambiamento la digitalizzazione in ufficio. Ma quali sono gli elementi di valore che può portare la digitalizzazione in un ufficio? Perché affidarsi ad uno strumento che ci consenta di digitalizzare dei processi come la condivisione o l’archiviazione di documentazione? Cattelan Italia, un’azienda virtuosa che abbiamo accompagnato nel suo percorso di digitalizzazione e innovazione attraverso alcune scelte che riguardano la gestione dell’ufficio, queste domande se le è posta e oggi può raccontare un’esperienza di successo.

Cattelan Italia è un’azienda vicentina, con oltre quarant’anni di storia nel mondo dell’arredo e dei mobili di design Made in Italy, quasi esclusivamente Made in Veneto, che ha scommesso con decisione sullo sviluppo all’estero, arrivando ad esportare in oltre 140 paesi in tutto il mondo. Una realtà virtuosa che all’approccio legato al design, fatto di ricerca e comfort, unisce una ricerca continua anche in azienda, con l’obiettivo di innovare ogni aspetto dei processi aziendali.

La digitalizzazione in ufficio, primo passo: i documenti di trasporto
Con l’intento di innovare i processi, da maggio 2022 e in soli cinque mesi, Cattelan Italia ha deciso di rivoluzionare il sistema documentale dei DDT, che in azienda sono quantificati in 12mila documenti di trasporto multi pagina ogni anno. In termini di operatività questo si traduce in tantissimo tempo necessario allo svolgimento e personale da dedicare a queste operazione, con il rischio elevato di perdere informazioni importanti. Come risolvere questi rischi? Adottando un sistema documentale.

Dal sistema tradizionale al fascicolo digitale
Il primo passo è stato quello di integrare con i sistemi gestionali attuali il Fascicolo Digitale. Da qui il lavoro è proseguito verso l’archiviazione automatica degli ordini emessi tramite il gestionale di Cattelan Italia, applicando un bar code prestampato ai DDT in ingresso per connetterli automaticamente agli ordini effettuati. La fattura creata dal gestionale amministrativo è stata quindi collegata al ciclo passivo ordine – DDT – fattura, andando così a definire il fascicolo digitale completo.

Gli ostacoli della digitalizzazione: la resistenza al cambiamento
Nella corsa alla digitalizzazione è importante soddisfare le esigenze di ogni collaboratore e dipendente, perché sono loro che determinano il successo dell’azienda. Cattelan Italia nella sua trasformazione del sistema documentale ha dovuto quindi superare una resistenza iniziale degli operatori, che si è subito affievolita nel momento in cui è arrivata la consapevolezza di essere partecipi di un nuovo percorso verso un miglioramento oggettivo per tutti.

I vantaggi? Tantissimi.
La gestione digitalizzata dei documenti di trasporto ha portato ad una efficienza del lavoro. Chiunque – in qualsiasi momento e con le opportune registrazioni – può oggi aprire il documento e il DDT si realizza in tempi velocissimi. In altre parole il risultato concreto è stato quello di raggiungere un’ottimizzazione delle risorse e degli sprechi di tempo.

I prossimi passi?
Digitalizzare tutti i passaggi relativi al ciclo dell’ordine, abbandonando sempre più l’archiviazione tradizionale, per passare ad una gestione solo su portale.

Contattaci a commerciale@nvu.it per innovare e digitalizzare il tuo ufficio.