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Stampanti multifunzione: guida alla scelta per aziende smart
In un contesto lavorativo sempre più orientato alla digitalizzazione e alla produttività, scegliere la stampante multifunzione giusta è una decisione strategica per ogni azienda. Non si tratta più solo di stampare o fotocopiare, ma di ottimizzare i flussi documentali, garantire sicurezza, ridurre i costi e integrarsi con le infrastrutture IT. Questa guida ti aiuta a capire come orientarti nella scelta in base alle reali esigenze della tua organizzazione.
1. Le esigenze cambiano con le dimensioni aziendali
Ogni realtà ha bisogni specifici, ed è fondamentale partire da qui:
- Liberi professionisti: spazi ridotti, budget contenuto, necessità di una gestione semplice. Serve un dispositivo compatto, affidabile e con costi contenuti di gestione.
- Piccole aziende (3–50 dipendenti): priorità alla riduzione dei costi di stampa e alla conformità GDPR di base. La multifunzione ideale permette il monitoraggio dei volumi e offre funzionalità di sicurezza essenziali.
- Medie imprese (51–250 dipendenti): servono contratti flessibili, monitoraggio centralizzato e funzioni evolute di gestione documentale.
- Grandi aziende o multi-sede: l’obiettivo è un fleet management efficiente, con sistemi integrati, audit di sicurezza, e report ESG per misurare l’impatto ambientale.
2. Le funzionalità che fanno la differenza
Una stampante multifunzione smart oggi può offrire molto più di quanto ci si aspetti:
- Scansione intelligente verso cartelle di rete o cloud (Google Drive, OneDrive, SharePoint)
- Sistemi di autenticazione utente (badge, PIN, login): per proteggere documenti riservati
- Gestione centralizzata dei dispositivi: utile per IT manager o responsabili ufficio
- Software di controllo e riduzione sprechi: come PaperCut per monitorare costi e promuovere la sostenibilità
- Modularità e aggiornabilità dei gruppi macchina: con brand come Sharp che permettono aggiornamenti hardware senza cambiare il dispositivo
3. Acquisto o noleggio operativo?
Acquisto
✔️ Bene aziendale
✔️ Nessun canone mensile
❌ Aggiornamenti tecnologici e assistenza sono a carico dell’azienda
Noleggio operativo
✔️ Inclusi assistenza, aggiornamenti, sostituzioni
✔️ Canone deducibile fiscalmente
✔️ Nessun immobilizzo di capitale
❌ Contratto da gestire (ma flessibile)
Il noleggio si rivela la soluzione ideale per aziende dinamiche, in crescita o con esigenze IT in evoluzione.
Una stampante multifunzione non è solo un dispositivo: è un punto nevralgico della produttività aziendale. Scegliere il modello giusto, integrarlo nel tuo ecosistema digitale e monitorarne l’utilizzo può fare la differenza in termini di efficienza, sicurezza e sostenibilità.
Prenota una demo gratuita o richiedi un audit tecnico per scoprire qual è la soluzione più adatta alla tua azienda.
